Les forums de discussions sont un outil de communication utile pour l’échange de documents, d’informations et de messages entre les pilotes et les utilisateurs. Pour assurer une maîtrise ainsi qu’une exploitation optimale de ceux-ci, une bonne connaissance et une bonne utilisation des différentes fonctions des forums s’avèrent nécessaires. Pour faciliter votre usage des forums et pour vous aider dans votre démarche d’apprentissage, le guide des pilotes est à votre disposition.
Accéder au forum de discussion du Ministère de la Santé et des Services sociaux.
Afin d’adéquatement définir le rôle des pilotes ainsi que leurs différentes tâches au sein des forums de discussions, un « Guide des pilotes » a été développé. Ce guide décrit, de façon exhaustive, les différentes fonctions qui composent les forums et établit les étapes à suivre pour les utiliser efficacement.
Consulter le Guide des pilotes
Lors d'un changement de pilote, vous devez avertir l'équipe de gestion des forums à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca. Celle-ci s'occupera d'attribuer le rôle de pilote au nouvel utilisateur et de lui donner accès au forum.
L'utilisateur déjà inscrit à un ou plusieurs forums reçoit un courriel qui lui indique le nom du forum auquel il est nouvellement inscrit. Le pilote a toutefois la tâche d'avertir l'utilisateur que l'inscription peut prendre 60 minutes avant de s'activer.
Dans le cas d'une première inscription à un forum, le nouvel utilisateur reçoit deux courriels. Le premier lui donne son code d'utilisateur, son mot de passe temporaire ainsi que les indications à suivre pour activer son compte. Le deuxième courriel lui indique le nom du forum auquel il est inscrit. L'inscription peut prendre 60 minutes avant de s'activer.
Si l'utilisateur ne reçoit aucun courriel après 60 minutes, vous devez contacter le Service Clientèle à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca ou par téléphone dans la région de Québec au 418 683-2433 ou sans frais au 1 877 826-2433.
Votre code d'utilisateur et votre mot de passe sont les mêmes que ceux utilisés pour entrer sur votre ordinateur.
Vous avez choisi votre mot de passe lors de l'activation de votre inscription. Si vous n'avez jamais activé votre compte ou si vous avez oublié votre mot de passe, il est possible de récupérer vos accès.
Au moment d'entrer votre code d'utilisateur dans les forums, vous remarquerez qu'il y a un lien sous les champs du formulaire qui dit « Vous avez oublié votre mot de passe? Cliquez ici ! » En cliquant sur ce lien, vous devrez inscrire votre code utilisateur et votre courriel. Pour y accéder, consultez la page suivante :https://z99f.pub.msss.rtss.qc.ca/Verification/ForceLogIn.asp?redirect=../Accueil.asp
Si votre code d'utilisateur ou votre mot de passe ne fonctionne pas, vous pouvez consulter la section « Problème d'accès? » qui se trouve à la page d'accueil des forums au https://z99f.pub.msss.rtss.qc.ca/Accueil/Z99FProblemeAcces.asp.
Si vous éprouvez toujours des difficultés, contactez votre pilote qui tentera de vous aider. S'il ne réussit pas à régler votre problème, celui-ci pourra s'adresser au Service Clientèle à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca ou par téléphone dans la région de Québec au 418 683-2433 ou sans frais au 1 877 826-2433.
Vous devez vous rendre à la page d'accueil des forums à l'adresse https://z99f.pub.msss.rtss.qc.ca/Accueil/Accueil.asp. Sélectionnez ensuite, dans le menu de gauche, « Création de forum ». Vous aurez une fiche à remplir spécifiant votre nom, votre courriel et le sujet du forum que vous aimeriez créer. Cette fiche sera transmise à l'équipe de gestion des forums. Celle-ci évaluera votre demande et vous enverra, le cas échéant, un formulaire d'inscription plus détaillé à remplir. À la réception de ce formulaire dûment rempli, l'équipe de gestion des forums procédera à la création de votre forum.
Une fois la demande faite auprès de l'équipe de gestion des forums et après que celle-ci ait reçu le formulaire d'inscription rempli, elle procède à l'analyse de la demande et à l'ouverture du forum. L'équipe de gestion des forums se donne habituellement un délai d'une à deux semaines pour l'ouverture du forum. À noter qu'un forum est la plupart du temps créé à la date indiquée dans le formulaire.
Vous devez en aviser l'équipe de gestion des forums à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca. Celle-ci se chargera de fermer votre forum, tout en archivant la documentation qui s'y trouve. Par ailleurs, elle avisera les participants du forum de la fermeture de celui-ci.
Lors de la fermeture d'un forum, les documents qui s'y retrouvent sont conservés en archives à la Direction des communications du MSSS. Pour récupérer ces documents, contactez l'équipe de gestion des forums à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca.
Bien qu'il soit préférable d'aviser les participants lors de la fermeture d'un forum, il est possible de fermer votre forum sans les aviser. Cette demande doit être faite à l'équipe de gestion des forums à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca. Si votre forum est fermé sans aviser les participants, l'ancien pilote reste responsable de la gestion des utilisateurs en cas de questions reliées à la fermeture du forum.
Si vous créez une seconde fiche à un utilisateur qui en possède déjà une, il se crée un doublon. Prenez en note le nom complet et le code d'utilisateur inscrits dans la deuxième fiche. Avisez ensuite l'équipe de gestion des forums à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca en spécifiant la fiche que vous désirez supprimer.
Si un même utilisateur possède plus d'une fiche, avisez l'équipe de gestion des forums à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca. Celle-ci enverra un courriel à l'utilisateur afin qu'il identifie quelle fiche il désire garder. Ses accès seront transférés sur une seule fiche et celui-ci conserva qu'un seul code utilisateur.
Le pilote du forum doit faire la demande de correction auprès du Service Clientèle à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca ou par téléphone dans la région de Québec au 418 683-2433 ou sans frais au 1 877 826-2433. Il doit spécifier le nom complet de l'utilisateur, son code d'utilisateur et les corrections à apporter. Le pilote est responsable d'avertir l'utilisateur lorsque la correction a été faite. Ce dernier ne recevra aucun message de confirmation.
Le pilote responsable du forum a la tâche d'ajouter de nouveaux utilisateurs à son forum. Si une personne désire devenir utilisateur d'un forum, elle doit en faire la demande auprès du pilote. Pour ce faire, elle peut utiliser la fonction « Adhérez à un forum » qui se trouve dans le menu de gauche de la page d'accueil des forums. Cette page peut être consultée au https://z99f.pub.msss.rtss.qc.ca/Accueil/Accueil.asp.
Si vous êtes pilote d'un forum, vous avez la possibilité de retirer un utilisateur de votre forum. Si vous avez le rôle de lecteur ou d'auteur et que vous ne désirez plus avoir accès à un forum, vous devez en faire la demande auprès du pilote.
Pour contacter du même coup tous les usagers de votre forum, vous devez utiliser la fonction « Aviser les participants ». Cette fonction se trouve dans le menu de gauche de la page d'accueil de votre forum.
Deux solutions sont offertes pour insérer une image.
Si l'image se trouve sur un site Web, il est possible de la copier/coller pour qu'elle s'intègre au corps du message.
Vous devez créer un répertoire de documentation « Images » et y déposer les images voulues. Par la suite, vous créez un lien « Voir l'image » et vous y insérez l'adresse de l'image ajoutée précédemment.
Vous ne pouvez joindre un document lorsque vous envoyez un message. L'ajout de fichier est permis seulement dans les répertoires de documentation. Ainsi, vous devez créer un répertoire de documentation « Pièces jointes » et y déposer les pièces jointes voulues. Ensuite, vous créez un lien « Voir la pièce jointe » et vous y insérez l'adresse de la pièce jointe ajoutée précédemment. Lorsque vous déposez de la nouvelle documentation, vous pourrez aviser les participants de votre forum.
Seulement les pilotes ou les responsables de la documentation peuvent déposer de la documentation sur le forum.
Le forum « Zone Test » permet aux utilisateurs de pratiquer les différentes fonctionnalités qu'offrent les forums. Afin d'accéder à celui-ci, vous devez en faire la demande à l'équipe de gestion des forums à l'adresse 00_sog_centre_de_services@ssss.gouv.qc.ca. Vous aurez ainsi accès, pour un temps limité, à cette zone pratique.